TSG, da ormai diversi anni, ha avviato un processo di digitalizzazione delle proprie attività, finalizzato a snellire i flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure. Oggi vogliamo approfondire l’argomento insieme a Luca, figura di riferimento nel processo di trasformazione digitale del Gruppo TSG.
Ciao Luca, puoi presentarti brevemente ai lettori?
Ciao, sono Luca, e sono parte del team TSG da 18 anni. Mi sono occupato del settore Costruzioni e poi dei Servizi Manutenzione come key account per diversi clienti. Ho anche coordinato l’operatività del Servizio Manutenzione nella nostra sede di Scurzolengo (AT). Posso dire di conoscere abbastanza bene tutti i settori della nostra società e tutti i processi correlati. Da circa tre anni coordino il progetto di digitalizzazione ed ottimizzazione dei processi aziendali messo in atto da TSG.
Vogliamo parlare con te del processo di digitalizzazione avviato da TSG. Spiegaci brevemente di cosa si tratta.
Gli obbiettivi sono sostanzialmente due: ottimizzare i processi interni e realizzare prodotti digitali per i nostri clienti. L’idea alla base del concetto di digitalizzazione è che non stiamo parlando di computer più potenti o schermi più grandi, questi possono essere strumenti ma non sono il fine. Ciò che vogliamo fare è prendere in esame un progetto specifico, che può essere un processo aziendale o un servizio al cliente, e ridisegnarlo da un punto di vista ideale: “come ci piacerebbe che funzionasse?”. Ciò che emerge sempre è che abbiamo a disposizione un gran numero di dati ma li usiamo male; vorremmo elaborazione, condivisione e fruibilità per essere più efficaci. Bene, digitalizzare vuol dire realizzare tutto questo: rielaborare il processo, realizzare automatismi mediante strumenti informatici, rendere disponibili i risultati a tutti con interfacce semplici ma complete.
Nel corso degli anni si sono realizzati tantissimi progetti che spaziano in diversi ambiti: dall’organizzazione contabile, all’ottimizzazione dei processi fino ad arrivare all’attività formativa.
Come sta procedendo questo percorso?
A circa tre anni dall’inizio del processo, le innovazioni apportate sono state numerose. Una delle prime attività, oggetto del processo di digitalizzazione, è stata la manutenzione, attività trasversale che interessa tutte le business unit TSG. Con il supporto della nostra software house, abbiamo studiato una nuova piattaforma, Metis, che consente ai colleghi che coordinano gli interventi in campo dei manutentori di essere più efficaci riducendo i tempi di intervento ed i costi di viaggio. Il software è utilizzato dal team italiano da circa sei mesi e verrà condiviso con il resto del Gruppo TSG.
Parallelamente, a supporto dell’attività formativa interna, si è ideato un sito di formazione online che permette al personale interno ed ai clienti di seguire corsi da remoto, limitando enormemente costi e tempi. Una ricaduta importante è la possibilità di esporre un catalogo della formazione, mettendo così ordine in un settore che per noi era estremamente caotico. Il progetto, era nella “to do list” da alcuni mesi ed è diventato una priorità durante il periodo di lockdown in cui spostamenti e lezioni, in spazi ristretti, non erano concessi.
A livello gestionale, abbiamo messo mano anche all’attività legata alle Costruzioni; il team può oggi contare su una piattaforma per la produzione di preventivi che facilita e velocizza il loro operato oltre a ridurre al minimo il margine di errore nella successiva rendicontazione delle operazioni di ogni sito. Sempre per il settore Costruzioni abbiamo ridisegnato il flusso di raccolta dei dati necessari al controllo del bilancio di ciascuna commessa.
Si tratta di soluzioni che sono attualmente utilizzate internamente ma che, con la dovuta personalizzazione, possono essere rese disponibili al cliente. Ad esempio per uno dei nostri maggiori clienti abbiamo realizzato un servizio Web che consente loro di verificare in tempo reale lo stato di avanzamento di tutte le loro commesse.
I progetti descritti trattano attività molto differenti che coinvolgono figure professionali varie. Come sono nati?
Ogni progetto nasce allo scopo di risolvere una criticità in un’attività o un servizio che l’azienda effettua per sé o per il cliente. Gli obbiettivi sono sempre gli stessi: migliorare il servizio e renderlo più economico riducendo i tempi necessari per svolgerlo. Occorre immergersi nella realtà esistente, capirne le criticità e poi, se necessario, rivoluzionare tutto per raggiungere risultati più ambiziosi a costi minori. Ovviamente non lavoro da solo; le situazioni che necessitano di miglioramenti mi vengono segnalate dai colleghi e, insieme ad un team composto da informatici, programmatori interni e non solo, mi metto all’opera. Intervenire sui processi non è mai semplice; occorre tenere conto sia dell’aspetto operativo circoscritto, sia delle ricadute a livello amministrativo, contabile o gestionale. Per questo motivo collaboro con figure differenti in ogni diversa fase di sviluppo del progetto.
Quali sono i progetti in corso di sviluppo?
In questo momento abbiamo diversi progetti “che bollono in pentola”. Uno dei flussi che stiamo analizzando è quello degli acquisti. Nei prossimi mesi verrà creato un software per regolare e ottimizzare questa attività, dalla necessità di effettuare un acquisto fino alla ricezione del bene acquistato.
Possiamo fare insieme a te un bilancio costi e benefici derivati dalla digitalizzazione?
Certo, è un aspetto che teniamo ben a mente. TSG sta investendo molto nella digitalizzazione, sia a livello di tempo che di risorse, ma i benefici che ne derivano superano le spese. Facciamo sempre una verifica ed una quantificazione economica dei benefici ottenuti. Ci tengo però a sottolineare un aspetto che non è misurabile economicamente nell’immediato. Stiamo lavorando sull’approccio culturale, stiamo cercando di creare una cultura per cui le nostre azioni devono essere guidate dai dati (non da sensazioni). I processi che su quei dati si fondano devono essere semplici e quanto più possibile automatici. Il lavoro dei dipendenti TSG deve potersi concentrare sull’analisi dei risultati ottenuti da quel processo, non sulla sua realizzazione. Quello su cui ci dobbiamo concentrare è l’analisi critica dei risultati per trarne spunti per ricominciare a ridisegnare un processo migliore. Investire nel futuro e nel miglioramento continuo è fondamentale per un’azienda che punta a crescere.
